Case-Management-System mit integrierter WissensdatenbankCase Study
Viele Serviceunternehmen kämpfen mit unübersichtlichen Fällen und verstreutem Wissen. Unser Projekt zeigt, wie ein zentrales Case-Management-System mit Wissensdatenbank hilft, Anfragen schneller zu lösen und Teams mit KI-gestützten Empfehlungen zu unterstützen.
Überblick
Aufbau eines zentralen Case-Management-Systems mit Wissensdatenbank
Ein mittelständischer Anbieter für Wärmepumpen- und Photovoltaikanlagen wollte seinen wachsenden Servicebereich professionalisieren. Viele Kundenanfragen wurden über Mails und Telefon aufgenommen, Fälle waren schwer nachvollziehbar und Wissen lag verstreut in Köpfen und PDFs. Das Ziel: Einführung eines zentralen Case-Management-Systems mit integrierter Wissensdatenbank, um Servicefälle transparent zu steuern und Techniker:innen mit KI-gestützten Lösungsvorschlägen zu unterstützen.
Erneuerbare Energien
Dauer: 4 Monate
40+ Mitarbeiter
Schnellere Problemlösung
Branche
Dienstleister für Wärmepumpen und Photovoltaik
Ein mittelständisches Unternehmen plant, installiert und wartet Wärmepumpen- und PV-Anlagen für Privat- und Gewerbekunden. Durch steigende Nachfrage und komplexe Technik wuchs die Zahl der Serviceanfragen stark an. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Ablage von Anleitungen, Lösungsvorschlägen und Erfahrungswissen, was zu Verzögerungen und ungleichem Wissen im Team führte.
Ergebnis
Von unstrukturierten Anfragen zum transparenten Case-Management
Gemeinsam mit dem Kunden analysierten wir die bestehenden Prozesse und Pain Points im Service. Das neue System ermöglicht eine strukturierte Erfassung aller Kundenfälle, zentrale Nachverfolgung und Priorisierung. Die integrierte Wissensdatenbank stellt Techniker:innen Lösungsschritte, Handbücher und KI-gestützte Empfehlungen bereit, direkt im Case-Workflow. So konnten Bearbeitungszeiten reduziert und die Servicequalität nachhaltig gesteigert werden.
Unser Ansatz
Wir entwickeln praxisnahe Lösungen, die sich nahtlos in den Alltag unserer Kunden einfügen. Unser Ansatz ist transparent, datengestützt und legt Wert auf hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Bis zu 80% Förderung vom Staat erhalten
Bei Digitalisierungsvorhaben besteht stets die Möglichkeit einer staatlichen Förderung. ardu-digital ist vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle autorisiert, förderfähige Beratungen durchzuführen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie bis zu 80 % staatliche Fördergelder erhalten. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich in einem 15-minütigen Gespräch informieren.
Vorteile von Case-Management und Wissensdatenbank für Serviceunternehmen
Ein zentrales System schafft Transparenz über alle Kundenanfragen und ermöglicht eine schnellere, konsistente Bearbeitung. Gleichzeitig stellt eine gut gepflegte Wissensdatenbank sicher, dass alle Techniker:innen auf das gleiche Know-how zugreifen können mit KI-gestützten Vorschlägen für noch effizientere Problemlösungen.
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